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Em tempos de economia estagnada um dos principais desafios dentro das empresas, em especial das áreas administrativas, é gerar valor para o negócio mantendo o controle de seus custos. Esse é um exercício que precisa ser realizado por boa parte das companhias brasileiras para que elas sigam competitivas no mercado em que atuam. Porém, em muitas ocasiões, mais do que minimizar gastos, o ponto de virada é identificar ganhos ocultos na operação, evitando desperdício desnecessário de recursos financeiros. Neste ponto, você sabe dizer se sua empresa está gastando mais dinheiro do que precisa em sua gestão?

Internamente, áreas como Contas a Pagar, Contas a Receber e Departamento Pessoal são responsáveis por processar boa parte das transações com forte impacto financeiro nas empresas e, por isso, merecem muita atenção por parte dos gestores. Para amenizar as despesas desnecessárias é fundamental um controle detalhado para conseguir identificar por onde a empresa pode estar perdendo o dinheiro. E, nesse processo, as causas podem ser diversas, como a falta de conhecimento das regras, possíveis erros no processamento de informações, cobranças indevidas, dados desatualizados ou controles ineficientes.

É muito comum encontrarmos perdas financeiras ligadas ao Departamento Pessoal, por exemplo, decorrentes de pagamentos indevidos ou falha na aplicação das leis trabalhistas e acordos sindicais. Posso exemplificar citando o caso real de uma empresa que registrava perdas de mais de R$ 100 mil anuais, por não perceber que estava realizando pagamentos desnecessários a colaboradores desligados ou que já não tinham mais direito a benefícios específicos. A companhia focava apenas no processamento das rotinas administrativas e não analisava os dados gerados. Dependendo do porte da empresa e do nível de maturidade dos seus processos, há possibilidade de identificar ganhos ocultos de até R$ 1 milhão por ano.

Fazer uma gestão mais eficiente das despesas administrativas significa um aumento potencial na geração de valor para as empresas. O alto volume de transações financeiras suportadas por processos manuais e sem os devidos controles, gera muito desperdício financeiro. Para identificar esses custos desnecessários é preciso fazer um trabalho profundo de consultoria, envolvendo todos os processos administrativos e financeiros, mas, em geral, há três passos que as empresas podem se atentar para encontrar os ganhos ocultos. São eles:

1. Crie uma rotina de gestão de valor

É preciso que a empresa estabeleça critérios de avaliação dos dados gerados pelos seus diferentes departamentos. Esse trabalho precisa de uma equipe preparada para identificar padrões de análises, encontrando os pontos que, frequentemente, geram custos desnecessários. O objetivo é corrigir as falhas recorrentes e evitar que se repitam. É fundamental que os dados gerados sejam transformados em informações relevantes para todas as áreas da companhia.

2. Reveja seus processos

Não basta fazer uma análise pontual para a redução de custos. É importante utilizar os inputs identificados para retroalimentar os processos, fazendo o acompanhamento sistemático dos dados para que estes custos não voltem a aumentar. Esta revisão deve focar em quatro pontos: identificar erros em processos, verificar possíveis riscos de fraudes, revisar políticas e normas da empresa e criar mecanismos de controle para medir a efetividade das ações tomadas.

3. Identifique oportunidades de automatização

Por mais que os processos estejam padronizados, algumas análises são muito difíceis de serem realizadas no dia-a-dia, já que o volume de dados trabalhados em algumas empresas é muito alto. Imagine, por exemplo, o esforço de conferir uma fatura de plano de saúde de uma empresa com 10 mil funcionários.

Nesses casos, vale a pena investir em tecnologias para realizar análises rotineiras. Entre elas, pode-se pensar em uma ferramenta de Analytics, que permite criar painéis de indicadores para ajudar a monitorar os custos envolvidos. Além disso, muitas empresas estão utilizando ferramentas de RPA (Robotic Process Automation), que utilizam softwares de robotização para automatizar atividades de análise e consolidação de dados. Esse recurso mostra-se bem eficaz nas rotinas operacionais, liberando os profissionais para serem mais consultivos ao negócio da companhia.

Com essas ações focadas na identificação de possíveis vazamentos de recursos e redução de custos, as áreas administrativas deixam de atuar apenas como áreas operacionais, passando a ter um papel mais estratégico e proativo na análise de dados, trazendo insights que permitam otimizar ganhos - até então ocultos - que beneficia